Non : l'échantillonnage Qualiopi vous dispense de prouver chaque indicateur pour chaque session, mais il vous oblige à pouvoir produire la preuve sur n'importe quelle action que l'auditeur retient. L'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit, modifié en 2023, prévoit que l'auditeur choisit un échantillon d'actions représentatif de votre activité sur la période de référence. Il ajoute que l'absence de preuve le jour de l'audit donne lieu à une non-conformité.
Concrètement, une pratique appliquée sur une session sur dix ne vous protège pas. Si l'auditeur retient une autre session, la preuve manque, même si elle existe ailleurs dans vos dossiers.
Comment fonctionne l'échantillonnage Qualiopi ?
L'auditeur ne vérifie pas toutes vos sessions. Il sélectionne des actions dans chacune des catégories que vous présentez à la certification : actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage. Sur ces actions, il demande les preuves des indicateurs qui s'y appliquent.
L'arrêté fixe trois règles utiles à connaître :
- L'échantillon est représentatif de votre activité sur la période de référence : l'auditeur ne se limite pas à vos meilleures sessions.
- Il ne vous est pas communiqué à l'avance : vous ne le connaissez pas avant la réunion d'ouverture de l'audit. Impossible, donc, de préparer seulement les dossiers qui seront vus.
- L'auditeur trace son choix : son rapport mentionne l'échantillon retenu pour chaque catégorie d'actions et la justification de ce choix.
Une condition s'ajoute : l'audit ne peut être déclenché que si au moins une action a été mise en œuvre dans chaque catégorie concernée.
Une preuve par indicateur ou une preuve par session ?
Tout dépend de ce que l'indicateur porte. La méthode la plus simple consiste à raisonner par objet vérifié : pour chaque indicateur, demandez-vous sur quoi l'auditeur va chercher la preuve. Le tableau suivant est une grille de lecture, pas une règle officielle : c'est l'auditeur qui apprécie la conformité.
| Ce que vise l'indicateur | Objet vérifié | Preuve à pouvoir produire |
|---|---|---|
| Information du public (indicateur 1), procédure de réclamation (indicateur 31) | L'organisme | Une version à jour |
| Analyse du besoin, objectifs, contenus (indicateurs 4, 5, 6) | La formation | Une par formation retenue |
| Positionnement à l'entrée, évaluation des acquis (indicateurs 8, 11) | La session et ses apprenants | Une par session retenue |
| Compétences des intervenants (indicateur 21) | L'intervenant | Une par intervenant concerné |
L'indicateur 1 se prouve donc au niveau de l'organisme : un site ou un catalogue à jour suffit en principe. L'indicateur 8, lui, porte sur le positionnement à l'entrée de la prestation. Si la session retenue n'a laissé aucune trace de positionnement, la preuve manque, quelle que soit la qualité des autres sessions.
La règle qui en découle est simple : un indicateur qui se vit à chaque session exige une trace à chaque session. Il ne s'agit pas de produire dix fois le même document, mais de pouvoir montrer, pour la session retenue, la pièce qui lui correspond.
Un même document peut-il couvrir plusieurs sessions ?
Oui, pour les pièces structurelles. Une procédure de traitement des réclamations, un règlement intérieur ou un processus de veille valent pour l'ensemble de l'activité, tant qu'ils sont à jour et réellement appliqués. Vous ne les refaites pas pour chaque session.
Non, pour les pièces de mise en œuvre. Le test de positionnement, l'évaluation des acquis ou le suivi d'un apprenant sont produits à chaque fois : ils dépendent de l'action retenue.
Le piège classique consiste à croire qu'une procédure écrite suffit. Elle montre l'intention, pas l'application. L'auditeur cherchera la trace de la procédure sur la session retenue. Pour la logique inverse, celle d'une pièce qui couvre plusieurs exigences, lisez notre article sur la même preuve pour plusieurs indicateurs Qualiopi.
Que regarde l'auditeur lors de l'audit de surveillance ?
L'audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois. La règle d'échantillonnage est la même : l'auditeur retient des actions représentatives de votre activité sur la période de référence. Il regarde donc ce que vous avez réellement fait depuis le dernier audit, pas des exemples anciens.
Pour le calendrier et le contenu de cette étape, voyez l'audit de surveillance Qualiopi.
Pourquoi une session conforme sur dix ne suffit-elle pas ?
Imaginez que vous évaluez correctement les acquis (indicateur 11) sur une session, mais pas sur les neuf autres. Si l'auditeur retient l'une des neuf, il constate l'absence de preuve et relève une non-conformité. La dixième session, même exemplaire, ne rattrape rien : l'auditeur juge ce qu'il a retenu.
La parade n'est pas de fabriquer des preuves après coup. C'est de rendre la pratique homogène sur toutes les sessions d'une même catégorie. Un audit interne Qualiopi sert précisément à cela : vous choisissez vous-même quelques sessions au hasard et vous vérifiez que chaque preuve attendue existe. Une check-list Qualiopi vous aide à ne rien oublier.
Qu'est-ce qui changera au 1er novembre 2026 ?
La logique d'échantillonnage ne changera pas : l'arrêté du 6 juin 2019 n'est pas modifié. Ce qui changera, c'est le contenu de certains indicateurs. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 entre en vigueur le 1er novembre 2026 ; à partir de cette date, le référentiel comptera 33 indicateurs, toujours répartis en 7 critères.
Deux évolutions touchent directement ce que l'auditeur vérifiera sur une session retenue :
- Indicateur 19 : il faudra vérifier l'effectivité du suivi des modules à distance. Sur une session à distance, la question sera de savoir si les apprenants ont réellement suivi les modules.
- Indicateur 33 (nouveau) : un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction. Il ne s'appliquera qu'aux actions de formation par apprentissage, donc aux CFA.
À ce jour, le guide de lecture V10 n'est pas publié, et les seuils prévus pour les indicateurs 19 et 20 attendent des arrêtés. Pour le détail des autres modifications, voyez les nouveautés Qualiopi du 1er novembre 2026.
Comment sécuriser chaque action que l'auditeur peut retenir ?
Trois réflexes limitent le risque :
- Classez vos preuves par objet : organisme, formation, session, apprenant, intervenant. Vous saurez ce qui doit exister quelle que soit l'action retenue.
- Standardisez les pièces récurrentes : un même modèle de positionnement, de suivi et d'évaluation pour toutes les sessions évite qu'une seule session sur dix soit en règle.
- Vérifiez l'application, pas seulement la procédure : la trace sur un dossier réel pèse plus qu'un document théorique.
Qualiop.ai lit votre dossier exigence par exigence et cite, pour chaque indicateur, la pièce qui le prouve : vous voyez où une preuve manque avant l'audit.
Sources
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national qualité, Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038565293
- Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation, Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000047650339
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national sur la qualité, Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054608509