Une analyse de dossier Qualiopi fiable part des exigences du référentiel, pas de vos classeurs : pour vérifier que votre dossier est complet avant l'audit, listez les indicateurs qui s'appliquent à vos catégories d'actions, déterminez pour chacun la pièce qui le prouve, puis vérifiez que cette pièce existe sur quelques sessions et apprenants pris au hasard. Un dossier complet, c'est une exigence reliée à une preuve datée, pour chaque indicateur applicable.
Pourquoi partir des exigences et non des documents ?
Un dossier n'est pas complet parce qu'il contient beaucoup de pièces. Il est complet quand chaque indicateur applicable est couvert par une preuve. La logique inverse, ranger ses documents puis espérer qu'ils suffisent, laisse presque toujours des trous.
Le référentiel national qualité compte 7 critères, fixés par l'article R. 6316-1 du code du travail. Depuis le 1er novembre 2026, le décret n° 2026-728 porte le nombre d'indicateurs de 32 à 33, sans changer les critères ni la numérotation. Commencez donc par la liste des indicateurs, pas par vos dossiers.
Quels indicateurs s'appliquent à votre organisme ?
Les indicateurs à prouver dépendent de vos catégories d'actions, celles de l'article L. 6313-1 du code du travail. L'annexe du décret coche, pour chaque indicateur, les catégories concernées. Au maximum :
| Catégorie d'action | Indicateurs applicables, au plus |
|---|---|
| Actions de formation | 28 |
| Bilans de compétences | 22 |
| Actions de validation des acquis de l'expérience | 24 |
| Actions de formation par apprentissage | 33 |
Ce sont des plafonds. Certains libellés posent une condition : préparer à une certification professionnelle, former en alternance, recourir à la sous-traitance, prévoir des périodes de formation en situation de travail. Si la condition ne vous concerne pas, l'indicateur ne s'applique pas à vous.
Le 33e indicateur, seule création du décret, n'est coché que pour les actions de formation par apprentissage : il ne concerne que les CFA. Un organisme certifié pour les seules actions de formation n'a pas à le prouver, pas plus que les indicateurs 14, 15, 20 et 29, eux aussi réservés à l'apprentissage.
Comment mener l'analyse de votre dossier Qualiopi indicateur par indicateur ?
Pour chaque indicateur applicable, posez trois questions :
- Qu'exige précisément le libellé de l'indicateur ?
- Quelle pièce de votre organisme le prouve ?
- Cette pièce est-elle datée, à jour et retrouvable rapidement ?
Les preuves couramment présentées pour chaque indicateur sont des usages d'auditeurs, pas une liste obligatoire. Vous pouvez prouver une exigence autrement, à condition que la preuve soit tangible. Pour faire ce rapprochement, appuyez-vous sur la liste de chaque indicateur Qualiopi et des preuves attendues.
Un même document peut couvrir plusieurs indicateurs. Dans un CFA, par exemple, le livret d'accueil peut servir à la fois à l'indicateur 9, qui porte sur l'information des bénéficiaires sur le déroulement de la prestation, et à l'indicateur 15, qui porte sur l'information des apprentis sur leurs droits et devoirs. Notez-le dans votre tableau : cela évite de chercher la même pièce deux fois le jour de l'audit.
Faut-il une preuve pour chaque session ?
L'auditeur ne passe pas en revue toutes vos sessions. Il examine un échantillon de sessions et d'apprenants et vérifie, pour chacun, que la preuve existe. Un dossier complet est donc un dossier où l'exigence est tenue partout, pas seulement sur une session témoin bien préparée.
Pour tester votre dossier vous-même :
- Tirez au sort deux ou trois sessions récentes et quelques apprenants.
- Pour chaque indicateur, cherchez la preuve sur ces cas précis.
- Notez chaque manque, même isolé : c'est ce point qui ressortira si l'auditeur tombe sur ce dossier.
Cette méthode révèle les trous que la vue d'ensemble masque. Le détail de la méthode figure dans l'article sur l'échantillonnage Qualiopi et les preuves à présenter.
Quels indicateurs vérifier en priorité depuis le 1er novembre 2026 ?
Le décret n° 2026-728 a modifié plusieurs indicateurs. Si vos preuves datent d'avant le 1er novembre 2026, vérifiez en particulier :
- Indicateur 1 : l'information du public doit être accessible, détaillée, vérifiable et ne pas induire en erreur.
- Indicateur 2 : les indicateurs de résultats s'accompagnent de leurs modalités de calcul.
- Indicateur 12 : en plus de l'engagement des bénéficiaires et de la prévention des ruptures, il couvre la prévention et le traitement des violences, dont les violences sexistes et sexuelles, du harcèlement et des discriminations.
- Indicateur 27 : la conformité du sous-traitant doit être tracée au contrat.
- Indicateur 32 : l'amélioration continue s'accompagne d'une analyse des risques sur la qualité.
Les indicateurs 3, 7, 19 et 20 ont aussi évolué, ainsi que les indicateurs 14 et 15 pour les CFA. Le nouvel indicateur 33 demande aux CFA un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction. Le panorama complet figure dans le nouveau référentiel Qualiopi V10, indicateur par indicateur.
Comment organiser vos preuves pour le jour de l'audit ?
Un dossier complet est aussi un dossier retrouvable. Classez vos preuves par indicateur, datez-les et vérifiez qu'elles sont à jour. Un tableau simple à trois colonnes suffit : l'indicateur, la pièce qui le prouve, l'endroit où elle se trouve.
Gardez une trace de la date de votre dernière vérification. Refaire l'exercice avant chaque audit, initial, de surveillance ou de renouvellement, vous évite de découvrir un manque devant l'auditeur.
Que se passe-t-il si une preuve manque ?
Une exigence que vous ne pouvez pas prouver donne lieu à une non-conformité. Toutes n'ont pas le même poids : certaines sont mineures, d'autres majeures. L'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit prévoit que l'indicateur 32 ne peut donner lieu qu'à une non-conformité majeure.
Mieux vaut donc détecter ces manques avant l'auditeur. Un audit interne mené sur le même principe, exigence par exigence et preuve par preuve, donne une image fidèle de votre dossier. Certains organismes s'aident d'outils d'intelligence artificielle pour ce travail de lecture : voyez ce que l'IA peut faire pour préparer un audit Qualiopi, et ce qu'elle ne fait pas. Vous pouvez aussi partir de la checklist Qualiopi pour structurer votre tableau.
Qualiop.ai lit le dossier d'un organisme exigence par exigence et cite, pour chaque exigence, la pièce qui la prouve.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences, Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054608509
- Article R. 6316-1 du code du travail (critères du référentiel national qualité), Code du travail numérique : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/r6316-1
- Article L. 6313-1 du code du travail (catégories d'actions), Code du travail numérique : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6313-1
- Référentiel national qualité et guide de lecture, ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/referentiel-national-qualite-guide-de-lecture-qualiopi