Le numéro de déclaration d'activité s'obtient en déposant une déclaration auprès du préfet de région, au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat de formation. La démarche se fait en ligne sur le téléservice Mon Activité Formation. Le préfet de région délivre ensuite un récépissé qui porte le numéro d'enregistrement, dans les deux mois suivant la réception d'un dossier complet. Voici qui est concerné, quand agir, quelles pièces fournir et ce qui peut bloquer l'enregistrement.
Qui doit déposer une déclaration d'activité ?
L'article L. 6351-1 du code du travail vise toute personne qui réalise des actions concourant au développement des compétences au sens de l'article L. 6313-1. Il y en a quatre catégories :
- les actions de formation ;
- les bilans de compétences ;
- les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience (VAE) ;
- les actions de formation par apprentissage.
Un centre de formation d'apprentis est donc concerné, comme un formateur qui exerce seul. Service-Public précise que l'obligation vaut que la formation soit l'activité principale ou une activité accessoire. En revanche, ne sont pas concernés le prestataire qui forme des particuliers dans le cadre de leurs loisirs, ni l'entreprise qui forme son propre personnel par ses propres moyens.
Le sous-traitant n'échappe pas à la règle : la DREETS des Pays de la Loire indique qu'il doit également se déclarer. Pour la question, distincte, de la certification, voyez ce qu'il en est de Qualiopi pour les indépendants.
Quand faut-il déposer sa déclaration d'activité ?
Le point de départ n'est ni la création de l'entreprise ni la première session, mais la conclusion du premier document contractuel de formation. L'article L. 6351-1 impose la déclaration dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. L'article R. 6351-1 fixe la limite : la déclaration est effectuée au plus tard dans les trois mois qui suivent cette conclusion.
Tant qu'aucune convention ni aucun contrat de formation n'est signé, il n'y a rien à déclarer. C'est d'ailleurs logique : la copie de ce premier document fait partie des pièces à joindre au dossier.
Quelles conditions remplir avant de se déclarer ?
Deux conditions préalables ressortent des textes et de Service-Public :
- Exister comme entreprise. Service-Public indique que l'organisme doit être immatriculé au Registre national des entreprises et disposer d'un numéro Siren. Le justificatif d'attribution du Siren est d'ailleurs la première pièce exigée par l'article R. 6351-5.
- Avoir signé une première convention ou un premier contrat de formation, signé par les deux parties.
Un organisme dont le siège est hors de France et qui exerce sur le territoire désigne un représentant domicilié en France, auprès duquel il se déclare (article R. 6351-3). Cette obligation ne concerne pas l'organisme établi dans un autre État de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen qui intervient de manière occasionnelle.
Quelles pièces joindre à la déclaration ?
L'article R. 6351-5 liste les pièces justificatives. Les principales sont les suivantes :
| Pièce | Pour qui |
|---|---|
| Justificatif d'attribution du numéro Siren | Tous |
| Bulletin n° 3 du casier judiciaire | Le dirigeant (personne morale) ou le déclarant (personne physique) |
| Copie de la première convention ou du premier contrat de formation | Tous |
| Informations sur le contenu, l'organisation et les moyens de l'action, si le contrat ne les contient pas | Tous |
| Liste des intervenants, avec leurs titres et qualités et leur lien contractuel avec l'organisme | Tous |
| Copie d'une pièce d'identité en cours de validité | Le déclarant ou le dirigeant |
| Copie des statuts | Personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage, hors CFA d'entreprise |
La déclaration elle-même indique la dénomination, l'adresse, l'objet de l'activité et le statut juridique du déclarant (article R. 6351-4).
Comment déposer la déclaration et obtenir le numéro ?
La déclaration peut être adressée par voie dématérialisée sur Mon Activité Formation (MAF), le téléservice prévu par l'article R. 6351-13. Ce même téléservice sert ensuite à transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier.
Le traitement suit l'article R. 6351-6. Dans les deux mois qui suivent la réception d'un dossier complet, le préfet de région délivre un récépissé comportant le numéro d'enregistrement. Le texte ajoute : « Jusqu'à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d'enregistrement, l'organisme est réputé déclaré. » Service-Public le formule ainsi : le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement.
Une fois le numéro obtenu, il figure sur vos conventions et, à défaut de convention, sur vos devis, bons de commande, factures ou contrats de formation. Seule la première convention, antérieure au numéro, en est dispensée.
Dans quels cas l'enregistrement peut-il être refusé ?
L'article L. 6351-3 énumère les cas de refus, par une décision motivée qui indique les voies de recours. Parmi eux :
- les prestations de la première convention ou du premier contrat ne sont pas des actions au sens de l'article L. 6313-1 ;
- les règles de réalisation des actions de formation ne sont pas respectées ;
- l'une des pièces justificatives n'est pas produite ;
- pour l'apprentissage, les statuts ne mentionnent pas cette activité dans leur objet, ou l'organisme n'a pas de locaux pour la réaliser ;
- le dirigeant a fait l'objet de certaines sanctions dans les années précédant la demande.
Une fois enregistrée, la déclaration peut encore être annulée à la suite d'un contrôle (article L. 6351-4). Pour savoir ce que vérifient les agents, lisez notre article sur le contrôle DREETS d'un organisme de formation.
Le numéro de déclaration d'activité vaut-il agrément de l'État ?
Non. Lorsque votre publicité mentionne la déclaration, l'article L. 6352-12 impose une seule forme : « Enregistrée sous le numéro... Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'Etat. » Le numéro atteste que votre activité est déclarée, pas la qualité de vos formations.
La qualité relève de la certification Qualiopi, délivrée après audit sur la base du référentiel national qualité et de ses 7 critères. Ce référentiel compte 33 indicateurs à partir du 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728), contre 32 auparavant.
Comment garder son numéro dans la durée ?
La déclaration vit après son enregistrement. Toute modification de ses éléments fait l'objet d'une déclaration rectificative, et la cessation d'activité doit aussi être déclarée (article L. 6351-5) ; Service-Public fixe un délai de 30 jours pour ces démarches.
Surtout, la déclaration devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsqu'il n'a pas été adressé (article L. 6351-6). Vérifiez qui doit transmettre le bilan pédagogique et financier, et avant quelle date, puis les situations où un organisme perd sa déclaration d'activité caduque.
Une fois l'activité lancée et déclarée, la certification Qualiopi reste une démarche distincte, avec son propre dossier de preuves. Qualiop.ai lit ce dossier exigence par exigence et cite, pour chacune, la pièce qui la prouve.
Sources
- Code du travail, article L. 6351-1 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6351-1
- Code du travail, article R. 6351-1 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/r6351-1
- Code du travail, article R. 6351-5 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/r6351-5
- Code du travail, article R. 6351-6 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/r6351-6
- Code du travail, article L. 6351-3 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6351-3
- Code du travail, article L. 6352-12 : https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6352-12
- Déclaration d'activité des formateurs et organismes de formation, Service-Public Entreprendre : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F19087
- FAQ sur la déclaration d'activité des organismes de formation, DREETS Pays de la Loire : https://pays-de-la-loire.dreets.gouv.fr/FAQ-La-declaration-d-activite-des-organismes-de-formation