Une procédure qualité Qualiopi est un processus écrit et appliqué qui montre comment votre organisme respecte une exigence du référentiel. Bonne nouvelle d'emblée : Qualiopi n'impose ni manuel qualité, ni document unique, ni modèle de rédaction. Le référentiel attend des preuves de fonctionnement, pas une pile de papiers formatés.
Autrement dit, vous êtes libre de la forme. Ce qui compte, c'est que la procédure existe, qu'elle soit connue de vos équipes et qu'elle produise des traces quand elle s'applique.
Qualiopi impose-t-il un manuel qualité ?
Non. Aucun indicateur du référentiel national qualité n'exige un manuel qualité ou un recueil formel de procédures. C'est une confusion fréquente avec les démarches de type ISO.
L'audit vérifie des preuves, exigence par exigence. Pour certaines exigences, une procédure écrite est le moyen le plus simple de prouver que vous maîtrisez un processus. Pour d'autres, un enregistrement, un document commercial ou un bilan suffisent.
Le bon réflexe : partir de chaque indicateur et des preuves attendues, puis vous demander si une procédure écrite est le meilleur moyen de prouver cette exigence. Souvent oui, parfois non.
Quelles procédures qualité sont réellement attendues pour Qualiopi ?
Trois processus justifient presque toujours une procédure formalisée, parce qu'ils supposent une réaction organisée à un événement.
- Le traitement des réclamations. Vous devez montrer comment une réclamation est reçue, enregistrée, traitée et close. Une procédure courte plus un registre de réclamations suffit généralement.
- L'accueil des publics en situation de handicap. L'indicateur 26, inchangé par le décret 2026-728, attend que vous ayez identifié un référent handicap et décrit votre démarche d'accueil et d'adaptation.
- La prévention et le traitement des violences et discriminations. À partir du 1er novembre 2026, l'indicateur 12 intègre cette dimension (voir ci-dessous).
D'autres exigences gagnent à être procéduralisées selon votre activité : positionnement à l'entrée, suivi des apprenants, sous-traitance, amélioration continue. Mais une procédure n'est utile que si elle décrit ce que vous faites réellement.
Qu'est-ce qui change au 1er novembre 2026 pour vos procédures ?
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 entre en vigueur le 1er novembre 2026. Il porte le référentiel à 33 indicateurs et conserve les 7 critères, sans renumérotation. Deux évolutions touchent directement vos procédures.
Indicateur 12 : prévention des violences et discriminations. L'indicateur intègre désormais, outre l'engagement des bénéficiaires et la prévention des ruptures, la prévention et le traitement des violences, notamment sexistes et sexuelles, du harcèlement et des discriminations. Concrètement, il vous faudra formaliser une procédure : information des bénéficiaires, canal de signalement, mesures de traitement. C'est un processus nouveau à documenter avant l'audit.
Indicateur 32 : analyse des risques. Le décret précise que le prestataire met en place « une démarche d'amélioration continue à partir de l'analyse des appréciations et des réclamations, ainsi qu'une analyse des risques sur la qualité des formations délivrées ». Votre démarche d'amélioration continue doit donc intégrer une analyse des risques. Attention : l'arrêté du 6 juin 2019 sur les modalités d'audit n'est pas modifié, et une non-conformité sur l'indicateur 32 ne peut être que majeure.
Pour le détail complet des évolutions, voyez ce qui change avec le décret 2026-728.
Ce qui change / ce qui ne change pas
| Point | Situation |
|---|---|
| Nombre d'indicateurs | Passe à 33 |
| 7 critères | Inchangés |
| Procédure violences/discriminations | Nouvelle attente (indicateur 12) |
| Analyse des risques | Intégrée à l'indicateur 32 |
| Procédure handicap (ind. 26) | Inchangée |
| Manuel qualité | Toujours non exigé |
Le guide de lecture, appelé « V10 » dans le secteur, n'est pas publié à ce jour. Ce qui s'applique le 1er novembre, c'est le décret, pas le guide. La différence entre les deux est détaillée dans décret 2026-728 ou guide V10, lequel s'applique.
Le nouvel indicateur 33 crée-t-il une procédure supplémentaire ?
Le décret ajoute un indicateur 33 : le prestataire met en place « un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction », dont les résultats sont partagés avec les équipes pédagogiques et donnent lieu à une démarche d'amélioration continue dont l'efficacité est mesurée périodiquement.
Deux points restent ouverts. D'abord, le champ : la lecture majoritaire réserve l'indicateur 33 aux actions de formation par apprentissage (CFA), mais certaines sources l'étendent à tous les prestataires. À ce jour, le texte ne tranche pas clairement pour qui le lit. Ensuite, la gradation d'une éventuelle non-conformité sur cet indicateur n'est pas explicitement précisée. Vérifiez votre situation avec votre certificateur.
Ce dispositif est distinct de votre questionnaire de satisfaction général : il porte sur les contenus et les enseignements.
Quelles erreurs rendent une procédure inutilisable en audit ?
Une procédure peut être parfaitement rédigée et malgré tout entraîner une non-conformité. Les erreurs les plus fréquentes :
- La procédure décrit une pratique que vous n'appliquez pas. L'auditeur demandera les traces. Sans enregistrement, la procédure ne prouve rien.
- Aucune trace d'application. Un registre de réclamations vide alors que des réclamations existent est plus risqué qu'une procédure simple réellement suivie.
- Procédure introuvable ou inconnue des équipes. Si personne ne sait où elle est ni comment l'appliquer, elle n'est pas opérante.
- Document non daté, non versionné. Impossible de prouver qu'il était en vigueur à la bonne période.
- Copier-coller d'un modèle générique. Les noms, dates et résultats restent à votre charge : un modèle vide n'est jamais une preuve.
Pour une revue complète des pièges, voyez les erreurs qui font échouer un audit.
Comment construire vos procédures avant l'audit ?
Une méthode simple et éprouvée :
- Listez vos exigences applicables selon votre activité (OF, CFA, VAE, apprentissage).
- Pour chacune, décidez si une procédure écrite est le bon moyen de preuve.
- Rédigez court, en décrivant ce que vous faites vraiment.
- Reliez chaque procédure à ses enregistrements (registres, comptes rendus, courriels).
- Datez, versionnez, diffusez aux équipes.
- Testez par un audit interne avant le passage de l'auditeur.
Rappel de calendrier : l'audit de surveillance a lieu entre le 14e et le 22e mois. Les certificats en cours restent valides. Si votre audit est réalisé à partir du 1er novembre 2026, la lecture majoritaire applique le nouveau référentiel, même pour un audit programmé avant cette date ; aucun texte officiel ne le précise à ce jour. Le sujet est traité dans audit de novembre 2026, ancien ou nouveau référentiel.
Pour savoir ce que vos pièces prouvent déjà, un outil comme Qualiop.ai lit votre dossier exigence par exigence et cite, pour chaque verdict, le fichier et le passage qui le fondent. Il ne produit pas de preuves, ne garantit pas la certification et ne remplace pas l'auditeur.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national qualité : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054608509
- Qualiopi V10 : référentiel, date et changements 2026 (digi-certif) : https://www.digi-certif.com/qualiopi-que-prevoit-la-version-10-du-rnq
- Nouveau référentiel Qualiopi 2026 : ce qui change (Dendreo) : https://www.dendreo.com/blog/nouveau-referentiel-qualiopi-2026