L'archivage des preuves Qualiopi consiste à conserver, de façon datée et organisée, les documents qui prouvent le respect de chaque indicateur du référentiel. La question de la durée est précise : le règlement d'usage de la marque Qualiopi engage à collecter et conserver des preuves datées de l'exploitation effective et sérieuse de la marque pendant toute la durée de votre autorisation d'utilisation. C'est le point de référence.
Combien de temps faut-il conserver ses preuves Qualiopi ?
La seule durée établie par une source est celle du règlement d'usage de la marque : vous devez conserver vos preuves datées pendant toute la durée de votre autorisation d'utilisation de la marque. Cette autorisation court sur le cycle de certification.
Ce cycle s'étend sur 3 ans. Il comporte un audit initial, un audit de surveillance réalisé entre le 14e et le 22e mois, puis un audit de renouvellement. Autrement dit, vos preuves doivent couvrir l'ensemble de cette période, sans trou.
En pratique, nous recommandons de ne pas détruire une preuve dès la fin d'une session. L'auditeur de surveillance comme celui de renouvellement regardent la période écoulée depuis le dernier audit. Une preuve supprimée trop tôt devient une non-conformité évitable. Pour comprendre à quel moment intervient ce contrôle, voyez quand a lieu l'audit de surveillance Qualiopi.
À ce jour, aucun texte du référentiel ne fixe une durée chiffrée uniforme (par exemple « 5 ans ») pour l'ensemble des preuves. La règle qui fait foi reste celle du règlement d'usage. D'autres durées peuvent s'imposer par ailleurs (obligations comptables, fiscales, sociales), mais elles relèvent d'autres réglementations que du référentiel qualité.
Que faut-il conserver comme preuve pour chaque indicateur ?
Une preuve Qualiopi est un document qui montre que vous faites réellement ce que l'indicateur exige. Le principe directeur : une preuve par exigence, datée et rattachable à une action de formation.
Voici les grandes familles de preuves à archiver :
- Information du public : pages web, catalogues, fiches de formation. Depuis le décret 2026-728, l'indicateur 1 exige une information accessible, détaillée et vérifiable, qui ne doit pas induire en erreur. Conservez les versions datées.
- Taux et résultats : supports présentant les taux et leurs modalités de calcul (indicateur 2), ainsi que les poursuites d'études le cas échéant (indicateur 3).
- Analyse du besoin et positionnement : comptes rendus d'entretien, tests de positionnement, conventions.
- Déroulement pédagogique : programmes, feuilles d'émargement, suivi des modules à distance. L'indicateur 19 porte désormais sur l'effectivité du suivi des modules à distance.
- Évaluation des acquis : grilles, attestations, livrets (indicateurs 8 et 11, inchangés).
- Satisfaction et évaluation des enseignements : questionnaires, synthèses, plans d'action.
- Moyens, handicap et sous-traitance : CV des intervenants, démarche handicap (indicateur 26, inchangé), contrats de sous-traitance tracés (indicateur 27).
- Amélioration continue : recueil des réclamations, analyse des risques sur la qualité, actions correctives (indicateur 32).
Pour le détail exigence par exigence, appuyez-vous sur les indicateurs Qualiopi et les preuves attendues pour chacun.
Ce qui change avec le décret 2026-728 pour vos preuves
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 modifie le référentiel national qualité et entre en vigueur le 1er novembre 2026. Le référentiel passe à 33 indicateurs ; les 7 critères restent inchangés et il n'y a pas de renumérotation. Vos preuves existantes restent donc organisables selon la même grille.
Plusieurs indicateurs évoluent et appellent de nouvelles preuves :
| Indicateur | Ce qu'il faut désormais pouvoir prouver |
|---|---|
| 1 | Information accessible, détaillée, vérifiable, ne pas induire en erreur |
| 12 | Engagement des bénéficiaires, prévention des ruptures, prévention et traitement des violences, du harcèlement et des discriminations |
| 19 | Effectivité du suivi des modules à distance ; coordination pédagogique au-delà d'un seuil d'intervenants |
| 20 | Pilotage, gouvernance, supervision |
| 27 | Conformité du sous-traitant tracée au contrat |
| 32 | Amélioration continue et analyse des risques sur la qualité |
| 33 (nouveau) | Dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil de satisfaction |
L'indicateur 33 est nouveau. Il demande un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction, dont les résultats sont partagés avec les équipes pédagogiques, avec une démarche d'amélioration formalisée et une efficacité mesurée périodiquement. À ce jour, son champ d'application exact (réservé aux CFA ou étendu à tous les organismes) reste débattu et doit être confirmé sur le texte publié au JO.
Attention aussi aux seuils des indicateurs 19 et 20 : ils dépendent d'arrêtés qui ne sont pas encore publiés. Tant qu'ils ne le sont pas, aucun chiffre ne peut être archivé comme référence.
Enfin, le guide de lecture (dit V10) n'est pas publié à ce jour. Ce qui s'applique le 1er novembre, c'est le décret, pas le guide. Pour distinguer les deux, voyez décret 2026-728 ou guide V10 : lequel s'applique.
Sous quelle forme archiver : numérique ou papier ?
Le référentiel n'impose pas un format unique. Ce qui compte : que la preuve soit datée, lisible, retrouvable et rattachée à l'indicateur qu'elle justifie.
Quelques principes de classement utiles :
- Un dossier par critère, un sous-dossier par indicateur. L'auditeur avance indicateur par indicateur ; votre arborescence doit suivre la sienne.
- Un horodatage visible. Datez chaque pièce et nommez vos fichiers de façon cohérente (année, indicateur, session).
- Une traçabilité des versions. Pour l'information du public, conservez les versions successives, pas seulement la dernière.
- Une sauvegarde. Un archivage numérique sans copie de secours expose à une perte de preuves.
Un audit interne régulier permet de repérer les preuves manquantes avant l'auditeur. La méthode est détaillée dans comment mener un audit interne Qualiopi. Pour structurer l'ensemble, une procédure qualité pour votre documentation évite les dossiers incomplets.
Que risque-t-on si une preuve manque ?
Une preuve absente ou non datée devient une non-conformité à l'audit. La gradation dépend de l'indicateur.
Selon l'AFNOR, une non-conformité mineure n'empêche pas la certification mais doit être levée dans les 6 mois. Une non-conformité majeure impose la mise en œuvre d'actions correctives vérifiées sous 3 mois, faute de quoi la certification est suspendue. Au-delà de 4 non-conformités mineures, elles sont traitées comme une majeure.
Certains indicateurs ne peuvent donner lieu qu'à une non-conformité majeure, dont l'indicateur 32 sur l'amélioration continue. Un défaut de preuves sur cet indicateur est donc particulièrement sensible. Pour l'indicateur 33, la possibilité d'une non-conformité mineure reste une question ouverte à ce jour.
Un dernier repère pratique : Qualiop.ai lit le dossier d'un organisme exigence par exigence et cite la pièce qui prouve chaque exigence. L'outil ne produit pas les preuves, ne garantit pas la certification et ne remplace pas l'auditeur ; il aide à repérer les trous dans votre archivage avant l'audit.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054608509
- Durée de conservation des documents : https://fresh-management.fr/duree-de-conservation-des-documents-le-tableau-pour-un-of
- Tout savoir sur la certification Qualiopi en 2026 : https://certifopac.fr/qualiopi
- Tout comprendre sur la certification QUALIOPI : https://certification.afnor.org/qualiopi