Pour préparer un audit Qualiopi, vous devez pouvoir prouver chaque indicateur applicable sur les formations, les sessions et les dossiers que l'auditeur choisira. La démarche tient en sept étapes : fixer son périmètre, choisir son certificateur, faire son autodiagnostic, rassembler les preuves en pensant à l'échantillon, combler les écarts, tester son dossier, puis préparer le jour J. Elle vaut pour un audit initial, de surveillance ou de renouvellement.
Attention au calendrier. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 entre en vigueur le 1er novembre 2026 : « Le présent décret entre en vigueur le 1er novembre 2026. » Le référentiel passe alors à 33 indicateurs, les 7 critères restant inchangés. À ce jour, aucun texte officiel ne précise le référentiel applicable à un audit programmé avant le 1er novembre mais réalisé après ; la pratique majoritaire applique le nouveau référentiel à tout audit réalisé à partir de cette date. Pour trancher votre cas, lisez quel référentiel s'applique à votre audit de novembre 2026.
Quels sont les trois audits Qualiopi ?
| Audit | Quand | Ce qu'il vérifie |
|---|---|---|
| Initial | Avant l'obtention du certificat | Les indicateurs applicables, sur un échantillon de vos actions |
| De surveillance | Entre le 14e et le 22e mois après l'obtention | Le maintien de la conformité |
| De renouvellement | Avant l'échéance du certificat | Comme l'audit initial, plus les suites des audits précédents |
L'audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois suivant l'obtention de la certification. Les certificats en cours restent valides. Pour le détail, voyez quand a lieu l'audit de surveillance.
Comment préparer un audit Qualiopi étape par étape ?
La préparation commence par une bonne connaissance du référentiel, afin d'établir un état des lieux précis. C'est le socle de tout le reste.
Étape 1 : fixer son périmètre
Avant de chercher la moindre preuve, déterminez sur quoi vous serez audité.
- Vos catégories d'actions : actions de formation, bilans de compétences, actions de VAE, actions de formation par apprentissage. Chaque catégorie demandée est auditée.
- Vos indicateurs applicables : certains sont communs à tous, d'autres dépendent de vos activités. L'apprentissage ouvre notamment les indicateurs 14 et 15 ; la sous-traitance, le 27.
Un indicateur qui ne vous concerne pas est non applicable : inutile de produire des preuves. La liste figure dans notre guide des indicateurs Qualiopi et des preuves attendues.
Étape 2 : choisir son certificateur et fixer la date
La certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité, ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Comparez les délais, le tarif et la durée d'audit proposée.
Fixez la date en remontant le temps : les étapes suivantes doivent être terminées avant. Pour un audit de surveillance, vérifiez la fenêtre des 14e et 22e mois sur votre certificat.
Étape 3 : faire son autodiagnostic, indicateur par indicateur
Reprenez chaque indicateur applicable et posez la même question : quelle pièce prouve que c'est fait, pour chaque formation concernée ? Notez la preuve existante, son emplacement, sa date et ce qui manque. Construire un plan d'action détaillé par indicateur, en recensant les preuves, reste la méthode la plus sûre.
Lisez l'attendu, pas seulement l'intitulé. L'indicateur 1 vise désormais une information accessible, détaillée et vérifiable, qui ne doit pas induire en erreur. Les 7 critères Qualiopi expliqués donnent la logique d'ensemble. Pour cadrer la démarche en interne, voyez aussi comment mener un audit interne Qualiopi.
Étape 4 : rassembler les preuves en pensant à l'échantillon
C'est l'étape où beaucoup d'organismes se trompent. Indicateur par indicateur, l'auditeur pose des questions, étudie des documents et formule ses constats sur un échantillon de formations, de sessions et de dossiers.
Conséquences pratiques :
- Une preuve doit exister pour chaque objet tiré. Une feuille d'émargement impeccable pour une session ne couvre pas les autres.
- Une même pièce peut servir plusieurs indicateurs. Un programme complet répond à l'information du public, aux objectifs, aux contenus et à l'évaluation.
- Datez tout. Un document non daté est difficilement opposable.
- Rangez pour retrouver. Voyez nos conseils sur l'archivage des preuves Qualiopi.
Étape 5 : combler les écarts
Traitez d'abord les écarts qui coûtent le plus cher, ceux qui donnent lieu à une non-conformité majeure. L'arrêté du 6 juin 2019 sur les modalités d'audit n'est pas modifié.
Les points à surveiller avec le nouveau référentiel :
- la démarche d'amélioration continue, qui doit désormais intégrer une analyse des risques sur la qualité des formations (indicateur 32). Cet indicateur ne peut donner lieu qu'à une non-conformité majeure. Approfondissez avec l'amélioration continue dans vos formations ;
- la prévention et le traitement de toute situation de violence, dont les violences sexistes et sexuelles, le harcèlement et les discriminations (indicateur 12).
Une procédure écrite ne suffit pas : l'auditeur cherche aussi la trace de sa mise en œuvre. Voyez comment établir des procédures qualité conformes.
Étape 6 : tester son dossier
Un pré-audit ou audit à blanc permet d'évaluer la conformité du dispositif et d'identifier d'éventuelles non-conformités avant l'audit officiel. Il donne lieu à un rapport listant les écarts détectés. Vous pouvez aussi vous appuyer sur notre audit blanc Qualiopi et la checklist gratuite des indicateurs.
Étape 7 : préparer le jour J
Le jour de l'audit, vous devez produire une pièce en quelques secondes et savoir expliquer chaque pratique. Impliquer l'équipe améliore nettement le déroulé : voyez comment préparer votre équipe à l'audit.
Que change le nouveau référentiel pour la préparation ?
Au 1er novembre 2026, plusieurs indicateurs évoluent et un indicateur 33 apparaît. Celui-ci impose « un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction », dont les résultats sont partagés avec les équipes pédagogiques et donnent lieu à une démarche d'amélioration continue formalisée.
Point non tranché : le champ exact de l'indicateur 33 est débattu. La lecture majoritaire le réserve aux actions de formation par apprentissage ; certaines sources l'étendent à tous les organismes. À ce jour, le texte du JO ne tranche pas publiquement cette question dans les commentaires. De même, la possibilité d'une non-conformité mineure sur l'indicateur 33 reste ouverte.
Deux indicateurs renvoient à des seuils fixés par arrêté : l'indicateur 20 (supervision pédagogique renforcée si la proportion d'heures assurées par des intervenants permanents est inférieure à un seuil) et l'indicateur 19. À ce jour, ces arrêtés ne sont pas publiés. Ne construisez donc pas vos preuves sur un seuil chiffré tant qu'il n'existe pas.
Enfin, « V10 » désigne le guide de lecture, non encore publié à ce jour. Ce qui s'applique au 1er novembre, c'est le décret. La différence est détaillée dans décret 2026-728 ou guide V10, lequel s'applique.
Faut-il un outil pour préparer l'audit ?
Un outil ne remplace ni l'auditeur ni votre travail de mise en œuvre. Qualiop.ai lit le dossier d'un organisme exigence par exigence et cite la pièce qui prouve chaque exigence ; il ne garantit pas la certification et ne produit pas de preuves à votre place. Les étapes ci-dessus restent le cœur de la préparation.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026, Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054608509
- Pré-audit Qualiopi, ICPF : https://certif-icpf.org/certifications/pre-audit-qualiopi
- Audit Qualiopi : déroulement et critères, ICPF : https://certif-icpf.org/articles/audit-qualiopi
- Préparer un audit Qualiopi de surveillance, Formaswift : https://www.formaswift.com/blog/comment-reussir-audit-qualiopi-surveillance-2026/